Privacybeleid

1. Wat zijn persoonsgegevens?

“Persoonsgegevens” zijn alle gegevens die betrekking hebben op een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon.

Een persoon wordt als identificeerbaar beschouwd wanneer hij of zij direct of indirect kan worden geïdentificeerd, bijvoorbeeld aan de hand van een naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer, klantnummer, online identificator, IP-adres of andere gegevens die herleidbaar zijn tot een individu.

Persoonsgegevens omvatten niet alleen informatie waarmee iemand direct kan worden geïdentificeerd, maar ook gegevens die in combinatie met andere informatie tot identificatie kunnen leiden.

2. Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens?

Turf Tank is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.

Dit betekent dat wij bepalen welke persoonsgegevens worden verzameld, voor welke doeleinden deze worden verwerkt en op welke wijze dit gebeurt. Wij zijn er verantwoordelijk voor dat uw persoonsgegevens worden verwerkt in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en andere toepasselijke wetgeving.

Onze bedrijfsgegevens zijn:

Turf Tank Aps
Skjoldet 20,
9230 Svenstrup J,
Denmark

Telefon: +45 52 51 50 99
E-Mail: info@turftank.com

Indien u vragen heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens, kunt u contact met ons opnemen via bovenstaande contactgegevens.

3. Verzameling van uw persoonsgegevens

Wij verzamelen persoonsgegevens wanneer u onze Website bezoekt, contact met ons opneemt of gebruikmaakt van onze diensten.

Hieronder lichten wij per situatie toe welke gegevens wij verzamelen, voor welk doel en op basis van welke wettelijke grondslag.

(a) Wanneer u een offerte aanvraagt
Wij verzamelen:

• Voornaam en achternaam
• E-mailadres
• Telefoonnummer
• Land
• Naam van de organisatie
• Eventuele aanvullende informatie die u vrijwillig verstrekt

Doel:
Het opstellen en versturen van een offerte en het onderhouden van contact over uw aanvraag.

Wettelijke grondslag:
Uitvoering van precontractuele maatregelen op uw verzoek (artikel 6 lid 1 sub b AVG).

(b) Wanneer u contact met ons opneemt
Wanneer u ons per e-mail of telefonisch benadert, verwerken wij:

• Naam
• E-mailadres
• Telefoonnummer
• Land of regio
• Informatie die u zelf verstrekt

Doel:
Het beantwoorden van uw vraag of verzoek.

Wettelijke grondslag:
Uitvoering van precontractuele maatregelen of ons gerechtvaardigd belang bij het onderhouden van zakelijke communicatie (artikel 6 lid 1 sub b en f AVG).

(c) Wanneer u een virtuele demo boekt
Wij verzamelen:

• Voornaam en achternaam
• E-mailadres
• Telefoonnummer
• Land
• Naam van de organisatie
• Eventuele aanvullende informatie

Doel:
Het organiseren en uitvoeren van de demo.

Wettelijke grondslag:
Uitvoering van precontractuele maatregelen (artikel 6 lid 1 sub b AVG).

(d) Wanneer u solliciteert
Wanneer u solliciteert, verwerken wij:

• Voornaam en achternaam
• E-mailadres
• Telefoonnummer
• Adresgegevens
• Land, provincie en woonplaats
• Curriculum vitae (inclusief opleiding en werkervaring)
• Eventuele overige informatie die u verstrekt

Wij maken voor dit proces gebruik van een externe dienstverlener: BambooHR. Deze partij treedt op als verwerker en verwerkt gegevens uitsluitend in onze opdracht.

Doel:
Beoordeling van uw sollicitatie en uitvoering van het wervingsproces.

Wettelijke grondslag:
Uitvoering van precontractuele maatregelen en ons gerechtvaardigd belang bij personeelswerving (artikel 6 lid 1 sub b en f AVG).

Wij verzoeken u geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens te verstrekken, tenzij dit noodzakelijk is.

(e) Wanneer u een verkoopgesprek boekt
Voor het plannen van een verkoopgesprek verwerken wij:

• Voornaam en achternaam
• E-mailadres
• Telefoonnummer
• Land
• Naam van de organisatie
• Regio of provincie

Deze gegevens worden verzameld via HubSpot, dat als verwerker namens ons optreedt.

Doel:
Het plannen en uitvoeren van een verkoopgesprek.

Wettelijke grondslag:
Uitvoering van precontractuele maatregelen (artikel 6 lid 1 sub b AVG).

(f) Zakelijke gegevens uit openbare bronnen (B2B)
Wij kunnen zakelijke persoonsgegevens verzamelen uit openbaar toegankelijke bronnen, zoals bedrijfswebsites, LinkedIn of zakelijke databases.

Dit kan omvatten:

• Naam
• Functietitel
• Zakelijk e-mailadres
• Zakelijk telefoonnummer (indien openbaar beschikbaar)
• Bedrijfsnaam en adres
• Openbare zakelijke profielen

Wij gebruiken hiervoor onder andere HubSpot en Instantly als verwerkers.

Doel:
Zakelijke communicatie en B2B marketing.

Wettelijke grondslag:
Ons gerechtvaardigd belang bij het uitvoeren van zakelijke marketingactiviteiten (artikel 6 lid 1 sub f AVG).

Wanneer wij gegevens niet rechtstreeks bij u verzamelen, informeren wij u bij het eerste contactmoment over de herkomst van uw gegevens en uw rechten.

4. Automatisch verzamelde gegevens

Wanneer u onze Website bezoekt, kunnen wij automatisch bepaalde technische gegevens verzamelen over uw apparaat en uw gebruik van de Website.

Dit kan onder meer omvatten:

• IP-adres
• Type browser en apparaat
• Datum en tijd van toegang
• Bezochte pagina’s
• Klikgedrag
• Verwijzende website
• Systeem- en foutmeldingen

Deze gegevens kunnen in bepaalde gevallen worden aangemerkt als persoonsgegevens, bijvoorbeeld wanneer een IP-adres herleidbaar is tot een individu.

Wij gebruiken deze gegevens uitsluitend voor:

• Het waarborgen van de beveiliging en stabiliteit van de Website
• Het analyseren en verbeteren van de Website
• Het optimaliseren van de gebruikerservaring
• Het meten van marketingprestaties

Cookies en vergelijkbare technologieën
Onze Website maakt gebruik van cookies en vergelijkbare technologieën.

Cookies zijn kleine tekstbestanden die op uw apparaat worden opgeslagen wanneer u onze Website bezoekt. Wij maken onderscheid tussen:

• Functionele cookies (noodzakelijk voor de werking van de Website)
• Analytische cookies
• Marketing- en trackingcookies

Niet-noodzakelijke cookies worden uitsluitend geplaatst nadat u hiervoor toestemming heeft gegeven via onze cookiebanner. De rechtsgrondslag voor het plaatsen van deze cookies is uw toestemming (artikel 6 lid 1 sub a AVG).

U kunt uw toestemming te allen tijde intrekken of uw voorkeuren wijzigen via onze cookie-instellingen.

Voor meer informatie over de specifieke cookies die wij gebruiken, de bewaartermijnen en betrokken derden, verwijzen wij naar onze cookieverklaring.

5. Gebruik en verwerking van persoonsgegevens

Wij verwerken uw persoonsgegevens uitsluitend voor de doeleinden die in deze privacyverklaring zijn beschreven.

Hieronder vindt u een overzicht van de doeleinden van verwerking en de bijbehorende wettelijke grondslagen.

a. Contact en communicatie
Wij verwerken persoonsgegevens om:

• Uw vragen te beantwoorden
• Contact met u op te nemen naar aanleiding van een aanvraag
• Een offerte of demo te verzorgen
• Zakelijke communicatie te voeren
• U uit te nodigen voor evenementen

Wettelijke grondslag:
Uitvoering van een overeenkomst of precontractuele maatregelen (artikel 6 lid 1 sub b AVG) en/of ons gerechtvaardigd belang bij zakelijke communicatie (artikel 6 lid 1 sub f AVG).

b. Levering en verbetering van onze diensten en Website
Wij verwerken persoonsgegevens om:

• Onze Website en producten te leveren
• Nieuwe functionaliteiten te ontwikkelen
• Onderzoek te doen naar gebruikerservaring
• De Website te personaliseren
• Technische ondersteuning te bieden
• De beveiliging en stabiliteit van onze systemen te waarborgen

Wettelijke grondslag:
Ons gerechtvaardigd belang bij het verbeteren en beveiligen van onze diensten (artikel 6 lid 1 sub f AVG).

c. Marketing en informatieverstrekking
Wij kunnen u informeren over onze producten, diensten, evenementen of relevante ontwikkelingen.

Voor zover wettelijk vereist, doen wij dit uitsluitend op basis van uw toestemming (artikel 6 lid 1 sub a AVG). U kunt uw toestemming te allen tijde intrekken via de afmeldlink in onze communicatie of door contact met ons op te nemen via info@turftank.com.

In bepaalde zakelijke situaties kunnen wij marketingcommunicatie baseren op ons gerechtvaardigd belang, mits dit in overeenstemming is met toepasselijke wetgeving en u eenvoudig bezwaar kunt maken.

d. Sollicitaties en werving
Wij verwerken persoonsgegevens voor het beoordelen en afhandelen van sollicitaties.

Wettelijke grondslag:
Uitvoering van precontractuele maatregelen en ons gerechtvaardigd belang bij personeelswerving (artikel 6 lid 1 sub b en f AVG).

e. Bescherming van rechten en naleving van beleid
Wij kunnen persoonsgegevens verwerken om:

• Fraude of misbruik te voorkomen
• Onze algemene voorwaarden en beleidsregels te handhaven
• Onze juridische rechten te beschermen
• Te voldoen aan wettelijke verplichtingen

Wettelijke grondslag:
Ons gerechtvaardigd belang (artikel 6 lid 1 sub f AVG) of naleving van een wettelijke verplichting (artikel 6 lid 1 sub c AVG).

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend wanneer daarvoor een geldige wettelijke grondslag bestaat. Indien verwerking is gebaseerd op toestemming, kunt u deze toestemming te allen tijde intrekken.

Wij beoordelen regelmatig onze verwerkingsactiviteiten en passen deze indien nodig aan. Indien wij nieuwe verwerkingsdoeleinden introduceren, zullen wij u hierover informeren in deze privacyverklaring.

6. Hoe delen wij persoonsgegevens?

Wij verkopen uw persoonsgegevens niet en verstrekken deze niet aan derden, tenzij dit noodzakelijk is voor de doeleinden zoals beschreven in deze privacyverklaring of wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

a. Verwerkers
Wij maken gebruik van externe dienstverleners die namens ons persoonsgegevens verwerken. Deze partijen treden op als verwerker in de zin van de AVG en verwerken gegevens uitsluitend op basis van onze instructies en in overeenstemming met een verwerkersovereenkomst.

Voorbeelden hiervan zijn dienstverleners op het gebied van:

• Hosting en IT-infrastructuur
• CRM- en marketingsoftware
• Analyse- en trackingtools
• Sollicitatiebeheer
• Communicatiediensten

Deze partijen hebben uitsluitend toegang tot persoonsgegevens voor zover dit noodzakelijk is voor de uitvoering van hun diensten en mogen deze niet voor eigen doeleinden gebruiken.

b. Wettelijke verplichtingen en bescherming van rechten
Wij kunnen persoonsgegevens verstrekken aan bevoegde autoriteiten indien wij daartoe wettelijk verplicht zijn of wanneer dit noodzakelijk is om:

• Te voldoen aan een wettelijke verplichting
• Te reageren op een gerechtelijk bevel of officieel verzoek
• Onze rechten of eigendommen te beschermen
• Fraude of misbruik te voorkomen
• De veiligheid van personen te waarborgen

Wij beoordelen dergelijke verzoeken zorgvuldig en verstrekken uitsluitend gegevens indien dit juridisch vereist of proportioneel is.

Wettelijke grondslag:
Naleving van een wettelijke verplichting (artikel 6 lid 1 sub c AVG) of ons gerechtvaardigd belang (artikel 6 lid 1 sub f AVG).

c. Internationale doorgifte van persoonsgegevens
In bepaalde gevallen kunnen persoonsgegevens worden verwerkt buiten de Europese Economische Ruimte (EER), bijvoorbeeld wanneer wij gebruikmaken van internationale dienstverleners.

Indien persoonsgegevens worden doorgegeven naar landen buiten de EER, zorgen wij ervoor dat passende waarborgen worden getroffen in overeenstemming met hoofdstuk V van de AVG. Dit kan onder meer bestaan uit:

• Een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie
• Standaardcontractbepalingen (Standard Contractual Clauses)
• Aanvullende beschermingsmaatregelen waar nodig

d. Bedrijfsoverdracht
In het geval van een fusie, overname, reorganisatie of overdracht van (een deel van) onze activiteiten, kunnen persoonsgegevens worden overgedragen aan de betrokken partij.

In dergelijke gevallen zorgen wij ervoor dat uw persoonsgegevens blijven worden beschermd in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming.

Indien dit leidt tot wezenlijke wijzigingen in de verwerking van uw persoonsgegevens, zullen wij u hierover informeren.

7. Derden

Wij verkopen uw persoonsgegevens niet aan derden en delen deze niet met externe partijen voor hun eigen commerciële doeleinden.

Wij maken uitsluitend gebruik van zorgvuldig geselecteerde dienstverleners die namens ons persoonsgegevens verwerken. Deze partijen treden op als verwerker in de zin van de AVG.

Een voorbeeld hiervan is HubSpot, dat wij gebruiken als CRM- en marketingplatform. HubSpot verwerkt persoonsgegevens uitsluitend in onze opdracht en op basis van een verwerkersovereenkomst.

Daarnaast kunnen wij gebruikmaken van andere technische dienstverleners voor bijvoorbeeld hosting, IT-ondersteuning of analyse. Deze partijen krijgen uitsluitend toegang tot persoonsgegevens voor zover dit noodzakelijk is voor de uitvoering van hun diensten en mogen deze niet voor eigen doeleinden gebruiken.

Wij zorgen ervoor dat met alle verwerkers passende contractuele afspraken zijn gemaakt in overeenstemming met artikel 28 AVG.

8. Gegevens van minderjarigen

Onze Website en diensten zijn uitsluitend bedoeld voor personen van 18 jaar en ouder.

Wij verzamelen niet bewust persoonsgegevens van personen jonger dan 18 jaar.

Indien wij constateren dat wij persoonsgegevens hebben verzameld van een persoon jonger dan 18 jaar, zullen wij deze gegevens zo spoedig mogelijk verwijderen.

Indien een ouder of wettelijke vertegenwoordiger vermoedt dat een minderjarige persoonsgegevens aan ons heeft verstrekt, kan contact met ons worden opgenomen via info@turftank.com, zodat wij passende maatregelen kunnen nemen.

9. Beveiliging van persoonsgegevens

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang, ongeoorloofde openbaarmaking, wijziging of vernietiging.

Deze maatregelen omvatten onder meer:

• Beveiligde verbindingen (SSL/TLS-versleuteling)
• Toegangsbeperkingen tot systemen en gegevens
• Beveiligde IT-infrastructuur
• Contractuele beveiligingsverplichtingen voor verwerkers
• Regelmatige evaluatie van beveiligingsmaatregelen

Wij selecteren onze dienstverleners zorgvuldig en zorgen ervoor dat zij passende beveiligingsmaatregelen treffen in overeenstemming met de AVG.

Persoonsgegevens kunnen worden verwerkt en opgeslagen binnen de Europese Unie en, indien van toepassing, daarbuiten. Wanneer gegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt, zorgen wij voor passende waarborgen zoals beschreven in deze privacyverklaring.

Hoewel wij redelijke en passende maatregelen nemen om uw persoonsgegevens te beschermen, kan geen enkele vorm van gegevensoverdracht via internet of opslag volledig worden gegarandeerd als absoluut veilig. Wij blijven onze beveiligingsmaatregelen voortdurend evalueren en verbeteren.

10. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor deze zijn verzameld, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk verplicht of toegestaan is.

De bewaartermijn hangt onder meer af van:

• Het type gegevens
• Het doel van de verwerking
• Contractuele verplichtingen
• Wettelijke bewaarplichten
• Mogelijke juridische claims

Hieronder geven wij een overzicht van de belangrijkste bewaartermijnen:

Websitegebruik en CRM-gegevens
Wij bewaren contact- en communicatiegegevens zolang u een actieve relatie met ons heeft en in beginsel tot zes jaar daarna, onder meer in verband met mogelijke juridische aanspraken.

Marketinggegevens
Indien verwerking is gebaseerd op toestemming, bewaren wij uw gegevens totdat u uw toestemming intrekt of bezwaar maakt tegen verdere verwerking.

Sollicitatiegegevens
Sollicitatiegegevens worden bewaard gedurende het wervingsproces en maximaal vier weken na afronding daarvan, tenzij u toestemming geeft voor een langere bewaartermijn.

Wettelijke verplichtingen
In sommige gevallen zijn wij wettelijk verplicht bepaalde gegevens langer te bewaren, bijvoorbeeld voor fiscale of administratieve doeleinden.

Wanneer persoonsgegevens niet langer nodig zijn, worden deze verwijderd of geanonimiseerd.

11. Uw rechten op grond van de AVG

Indien u zich in de Europese Unie bevindt, heeft u op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

a. Recht op inzage
U heeft het recht om inzage te verkrijgen in de persoonsgegevens die wij van u verwerken.

b. Recht op rectificatie
U heeft het recht om onjuiste of onvolledige persoonsgegevens te laten corrigeren.

c. Recht op gegevenswissing (recht op vergetelheid)
U heeft het recht om uw persoonsgegevens te laten verwijderen, indien:

• de gegevens niet langer nodig zijn voor het doel waarvoor zij zijn verzameld
• u uw toestemming intrekt en er geen andere rechtsgrond bestaat
• u bezwaar maakt tegen de verwerking en er geen zwaarder wegende gerechtvaardigde gronden zijn
• de verwerking onrechtmatig is

d. Recht op beperking van de verwerking
U kunt verzoeken de verwerking van uw persoonsgegevens tijdelijk te beperken in bepaalde situaties, bijvoorbeeld wanneer u de juistheid van de gegevens betwist.

e. Recht op overdraagbaarheid van gegevens
U heeft het recht om de persoonsgegevens die u aan ons heeft verstrekt in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat te ontvangen en deze over te dragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke, voor zover de verwerking is gebaseerd op toestemming of overeenkomst en geautomatiseerd plaatsvindt.

f. Recht van bezwaar
U heeft het recht bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens wanneer wij deze verwerken op basis van ons gerechtvaardigd belang.

Indien uw persoonsgegevens worden gebruikt voor direct marketing, heeft u te allen tijde het recht hiertegen bezwaar te maken. In dat geval zullen wij de verwerking voor marketingdoeleinden staken.

g. Recht om toestemming in te trekken
Indien verwerking is gebaseerd op uw toestemming, kunt u deze toestemming te allen tijde intrekken. Dit heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.

h. Geautomatiseerde besluitvorming
Wij maken geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming of profilering die rechtsgevolgen heeft of u anderszins in aanmerkelijke mate treft.

 

Uitoefening van uw rechten
U kunt uw rechten uitoefenen door contact met ons op te nemen via info@turftank.com.

Wij kunnen u vragen uw identiteit te verifiëren voordat wij uw verzoek in behandeling nemen.

Wij zullen in beginsel binnen één maand reageren op uw verzoek, tenzij de complexiteit van het verzoek een langere termijn rechtvaardigt zoals toegestaan onder de AVG.

Klacht bij toezichthouder
Indien u van mening bent dat wij uw persoonsgegevens niet in overeenstemming met de AVG verwerken, heeft u het recht een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthouder.

Voor gebruikers in Nederland is dit:

Autoriteit Persoonsgegevens
www.autoriteitpersoonsgegevens.nl

U kunt ook een klacht indienen bij de toezichthouder in de lidstaat waar u woont of werkt.

12. Wijzigen of verwijderen van uw gegevens

U kunt op ieder moment verzoeken om inzage, correctie of verwijdering van uw persoonsgegevens door contact met ons op te nemen via info@turftank.com.

Wij zullen uw verzoek behandelen in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving en binnen de termijnen zoals vastgesteld in de AVG.

Indien u verzoekt om verwijdering van uw persoonsgegevens, zullen wij deze verwijderen tenzij wij wettelijk verplicht zijn bepaalde gegevens te bewaren of een gerechtvaardigd belang hebben om deze te behouden, bijvoorbeeld in verband met lopende juridische verplichtingen of geschillen.

In sommige gevallen kunnen gegevens tijdelijk worden bewaard in beveiligde back-upsystemen voordat deze definitief worden overschreven, conform onze interne bewaartermijnen en beveiligingsprocedures.

Wijzigingen in deze privacyverklaring
Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen. De meest actuele versie wordt altijd op onze Website gepubliceerd, met vermelding van de datum van de laatste wijziging.

Indien de wijzigingen wezenlijke gevolgen hebben voor de wijze waarop wij uw persoonsgegevens verwerken, zullen wij u hierover op passende wijze informeren.

13. Contact

Indien u vragen, opmerkingen of verzoeken heeft met betrekking tot deze privacyverklaring of de verwerking van uw persoonsgegevens, kunt u contact met ons opnemen via:

Turf Tank Aps
Skjoldet 20,
9230 Svenstrup J,
Denmark
CVR-nummer: 36722436

E-mailadres: info@turftank.com

Wij streven ernaar uw verzoek zo spoedig mogelijk en uiterlijk binnen de wettelijke termijn van één maand te beantwoorden.