Privatlivspolitik

1. Hvad er personoplysninger?

Personoplysninger er enhver form for information, der vedrører en identificeret eller identificerbar fysisk person.

En identificerbar fysisk person er en person, som direkte eller indirekte kan identificeres, navnlig ved henvisning til en identifikator som for eksempel:

• Navn
• Adresse
• E-mailadresse
• Telefonnummer
• IP-adresse
• Kunde- eller bruger-ID
• Lokaliseringsoplysninger
• Andre oplysninger, der kan knyttes til en bestemt person

Det er ikke afgørende, om oplysningerne alene kan identificere dig. Hvis oplysningerne kan kombineres med andre data og dermed føre til identifikation, anses de også for personoplysninger.

2. Hvem er dataansvarlig?

Turf Tank ApS er dataansvarlig for behandlingen af de personoplysninger, som indsamles via hjemmesiden og behandles i henhold til denne privatlivspolitik.

Som dataansvarlig er vi ansvarlige for at sikre, at dine personoplysninger behandles lovligt, rimeligt og gennemsigtigt. Det betyder, at vi fastlægger formålene med og midlerne til behandlingen og sikrer, at behandlingen sker i overensstemmelse med gældende databeskyttelseslovgivning.

Virksomhedsoplysninger:
Turf Tank ApS
Skjoldet 20
9230 Svenstrup J
Danmark
CVR-nr.: DK36722436
E-mail: info@turftank.com

3. Indsamling af personoplysninger

Vi indsamler personoplysninger, når du besøger vores hjemmeside, udfylder en formular, kontakter os eller på anden måde aktivt giver os oplysninger.

Vi indsamler følgende oplysninger i de beskrevne situationer:

(a) Når du anmoder om et tilbud
Vi indsamler:

• Fornavn og efternavn
• E-mailadresse
• Telefonnummer
• Land
• Virksomhedsnavn
• Eventuelle øvrige oplysninger, som du frivilligt afgiver

(b) Når du kontakter os
Hvis du sender os en e-mail, ringer til os eller kontakter os via formularer, behandler vi de oplysninger, du giver os. Det kan omfatte:

• Navn
• E-mailadresse
• Telefonnummer
• Land
• Andre oplysninger, som du vælger at dele

(c) Når du booker en demonstration (inkl. virtuel demonstration)
Vi indsamler:

• Fornavn og efternavn
• E-mailadresse
• Telefonnummer
• Land
• Virksomhedsnavn
• Eventuelle øvrige oplysninger, som du frivilligt afgiver

(d) Når du søger job hos os
I forbindelse med jobansøgninger indsamler vi:

• Fornavn og efternavn
• E-mailadresse
• Telefonnummer
• Adresse
• Land og by
• CV og ansøgningsmateriale

CV og ansøgningsmateriale kan indeholde oplysninger om uddannelse, erhvervserfaring og andre relevante oplysninger.

Rekrutteringsprocessen administreres via tredjepartsleverandøren BambooHR. Vi anbefaler, at du læser BambooHRs privatlivspolitik for at få yderligere information om deres behandling af personoplysninger.

(e) Når du booker en salgssamtale
Ved booking via vores system indsamler vi:

• Fornavn og efternavn
• E-mailadresse
• Telefonnummer
• Land
• Virksomhedsnavn
• Region eller stat

Disse oplysninger behandles via vores databehandler HubSpot. Du kan læse mere om HubSpots behandling af personoplysninger i deres privatlivspolitik.

(f) Oplysninger fra offentligt tilgængelige kilder og B2B-aktiviteter
I forbindelse med erhvervsmæssig kontakt og B2B-aktiviteter kan vi indsamle erhvervsrelaterede kontaktoplysninger fra offentligt tilgængelige kilder, såsom virksomhedswebsites og professionelle netværk som LinkedIn.

Vi kan behandle følgende oplysninger:

• Navn
• Stilling
• Arbejdsrelateret e-mailadresse
• Telefonnummer, hvis offentligt tilgængeligt
• Virksomhedsnavn og adresse
• Offentligt tilgængelige erhvervsprofiler

Behandlingen sker i overensstemmelse med GDPR og på baggrund af vores legitime interesse i at etablere og vedligeholde erhvervsmæssige relationer.

Vi anvender blandt andet HubSpot og Instantly som databehandlere i denne forbindelse.

4. Oplysninger, der indsamles automatisk

Når du besøger vores hjemmeside, indsamles visse oplysninger automatisk om din enhed og din brug af hjemmesiden.

Logoplysninger
Vores servere registrerer automatisk tekniske oplysninger, herunder:

• IP-adresse
• Browsertype og version
• Enhedstype
• Tidspunkt og dato for besøg
• Besøgte sider
• Henvisende website
• Systemaktivitet og tekniske hændelser

Disse oplysninger kan i sig selv eller i kombination med andre oplysninger udgøre personoplysninger efter GDPR.

Vi anvender disse oplysninger til at:

• Sikre stabil og sikker drift af hjemmesiden
• Fejlsøge og forebygge misbrug
• Analysere brugen af hjemmesiden
• Forbedre funktionalitet og brugeroplevelse

Brugsoplysninger
Vi indsamler desuden oplysninger om, hvordan du interagerer med hjemmesiden, herunder:

• Hvilke sider du besøger
• Hvor længe du opholder dig på siden
• Klikadfærd og navigation
• Søgefunktioner og valgte resultater

Disse oplysninger anvendes i anonymiseret eller aggregeret form til at optimere og videreudvikle hjemmesiden.

Cookies og lignende teknologier
Vi anvender cookies og lignende teknologier til at indsamle oplysninger om din brug af hjemmesiden.

En cookie er en lille tekstfil, som gemmes på din enhed, når du besøger en hjemmeside. Cookies kan være nødvendige for, at hjemmesiden fungerer korrekt, eller anvendes til statistiske og markedsføringsmæssige formål.

Vi anvender blandt andet cookies i forbindelse med:

• Google Analytics
• HubSpot
• Hotjar

Disse værktøjer hjælper os med at analysere trafik, forstå brugeradfærd og forbedre vores kommunikation og markedsføring.

Ikke-nødvendige cookies anvendes kun, hvis du har givet dit samtykke via vores cookiebanner.

Du kan til enhver tid ændre eller trække dit samtykke tilbage via vores cookieindstillinger. Du kan også ændre dine browserindstillinger for at afvise eller slette cookies. Vær opmærksom på, at visse funktioner på hjemmesiden muligvis ikke fungerer korrekt, hvis du afviser cookies.

5. Formål med og retsgrundlag for behandling

Vi behandler dine personoplysninger udelukkende til de formål, der er beskrevet i denne privatlivspolitik.

Formål med behandlingen
Vi kan behandle dine personoplysninger til følgende formål:

• At kontakte dig og besvare dine henvendelser
• At udarbejde og fremsende tilbud
• At levere og markedsføre vores produkter og ydelser
• At arrangere og invitere til arrangementer og webinarer
• At gennemføre virtuelle demonstrationer og salgssamtaler
• At håndtere jobansøgninger og rekrutteringsprocesser
• At forbedre og udvikle vores hjemmeside, produkter og services
• At analysere og optimere brugeroplevelsen
• At tilpasse indhold og kommunikation
• At beskytte vores rettigheder og håndhæve vores vilkår og politikker
• At forebygge misbrug og sikre IT-sikkerhed
• At gennemføre erhvervsmæssig kommunikation i B2B-sammenhæng

Vi kan desuden behandle oplysninger til formål, som er naturligt forbundet med den situation, hvor du har afgivet oplysningerne.

Retsgrundlag for behandlingen
Vi behandler dine personoplysninger på følgende retsgrundlag:

5.1 Opfyldelse af aftale (GDPR artikel 6, stk. 1, litra b)
Når behandlingen er nødvendig for at opfylde en aftale med dig eller for at gennemføre foranstaltninger forud for indgåelse af en aftale, for eksempel ved tilbudsafgivelse eller levering af ydelser.

5.2 Legitime interesser (GDPR artikel 6, stk. 1, litra f)
Vi kan behandle personoplysninger, når det er nødvendigt for at forfølge vores legitime interesser, herunder:

• Udvikling og forbedring af hjemmesiden og vores produkter
• Analyse af brug og performance
• IT-sikkerhed og forebyggelse af misbrug
• B2B-markedsføring og erhvervsmæssig kontakt
• Beskyttelse af vores juridiske rettigheder

Vi foretager altid en afvejning af vores legitime interesser over for dine rettigheder og frihedsrettigheder.

5.3 Samtykke (GDPR artikel 6, stk. 1, litra a)
Når behandlingen er baseret på dit samtykke, for eksempel i forbindelse med brug af ikke-nødvendige cookies eller tilmelding til markedsføring, kan du til enhver tid trække dit samtykke tilbage.

Tilbagetrækning af samtykke påvirker ikke lovligheden af den behandling, der fandt sted før tilbagetrækningen.

Du kan kontakte os på:
info@turftank.com

Markedsføring
Vi kan sende dig relevante informationer om vores produkter, services og arrangementer, hvis vi har et gyldigt retsgrundlag for dette.

Du kan til enhver tid framelde dig markedsføringshenvendelser ved at:

• Benytte afmeldingslinket i e-mails
• Kontakte os på info@turftank.com

6. Videregivelse af personoplysninger

Vi sælger ikke dine personoplysninger og videregiver dem kun i det omfang, det er beskrevet i denne privatlivspolitik eller er nødvendigt i henhold til lovgivningen.

Databehandlere
Vi kan overlade behandling af personoplysninger til eksterne leverandører, der behandler oplysninger på vores vegne og efter vores instruks. Disse leverandører fungerer som databehandlere og må ikke anvende oplysningerne til egne formål.

Vi anvender blandt andet følgende typer leverandører:

• Hosting- og IT-leverandører
• Analyseværktøjer
• CRM- og marketingplatforme
• Rekrutteringssystemer
• Kommunikationsværktøjer

Eksempler på leverandører kan omfatte Google, HubSpot, Hotjar, BambooHR og Instantly.

Vi har indgået databehandleraftaler med relevante leverandører i overensstemmelse med GDPR artikel 28.

Videregivelse i henhold til lov
Vi kan videregive personoplysninger til offentlige myndigheder, domstole eller andre parter, hvis det er nødvendigt for at:

• Overholde gældende lovgivning
• Opfylde en retlig forpligtelse
• Beskytte vores rettigheder
• Forebygge svig, misbrug eller ulovlig aktivitet
• Beskytte sikkerheden for personer eller vores virksomhed

Virksomhedsoverdragelse
Hvis hele eller dele af vores virksomhed overdrages, fusioneres eller på anden måde overføres, kan personoplysninger blive overført som led i transaktionen. I sådanne tilfælde vil vi sikre, at personoplysninger fortsat behandles i overensstemmelse med gældende databeskyttelseslovgivning.

Overførsel til tredjelande
Nogle af vores leverandører kan være etableret uden for EU/EØS. I sådanne tilfælde kan personoplysninger blive overført til lande uden for EU/EØS.

Hvis vi overfører personoplysninger til tredjelande, sikrer vi, at overførslen sker på et gyldigt overførselsgrundlag, for eksempel:

• EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser
• EU-Kommissionens afgørelse om tilstrækkeligt beskyttelsesniveau
• Leverandørens certificering under EU-US Data Privacy Framework, hvor relevant

Du kan kontakte os for yderligere information om vores overførselsgrundlag.

7. Tredjeparter

Vi videregiver kun personoplysninger til tredjeparter, når vi har et gyldigt retsgrundlag for det.

Samarbejdspartnere og koncernforbundne selskaber
I det omfang vi deler personoplysninger med koncernforbundne selskaber eller samarbejdspartnere, sker dette kun:

• Hvis det er nødvendigt for at opfylde en aftale
• Hvis vi har en legitim interesse i det
• Hvis du har givet samtykke
• Eller hvis vi er retligt forpligtet til det

Sådanne parter vil enten fungere som selvstændige dataansvarlige eller som databehandlere afhængigt af den konkrete behandling.

Vi videregiver ikke personoplysninger til tredjemand til deres egne markedsføringsformål uden dit samtykke, medmindre dette er lovligt efter gældende markedsføringsretlige regler.

Databehandlere
Vi anvender betroede tredjepartsleverandører, der behandler personoplysninger på vores vegne. Disse leverandører leverer blandt andet:

• Hosting og serverdrift
• Databaseopbevaring
• Analyseværktøjer
• CRM- og marketingplatforme
• E-mailhåndtering
• Rekrutteringssystemer
• IT-support

Disse leverandører må alene behandle personoplysninger efter vores instruks og må ikke anvende oplysningerne til egne formål.

8. Børns oplysninger

Vores hjemmeside og ydelser er udelukkende rettet mod erhvervskunder og personer over 18 år.

Vi indsamler ikke bevidst personoplysninger om personer under 18 år.

Hvis vi bliver opmærksomme på, at vi har modtaget personoplysninger fra en person under 18 år, vil vi slette oplysningerne uden unødig forsinkelse.

Hvis du som forælder eller værge mener, at en mindreårig har afgivet personoplysninger til os, kan du kontakte os på:
info@turftank.com

9. Informationssikkerhed

Vi har implementeret passende tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger for at beskytte personoplysninger mod hændeligt eller ulovligt tab, ændring, uautoriseret offentliggørelse eller adgang.

Disse foranstaltninger omfatter blandt andet:

• Adgangsbegrænsning og rollebaseret adgang
• Kryptering ved dataoverførsel, herunder brug af SSL/TLS
• Løbende overvågning og sikkerhedsopdateringer
• Databehandleraftaler med relevante leverandører

Vi foretager en løbende vurdering af vores sikkerhedsforanstaltninger for at sikre et passende beskyttelsesniveau i forhold til risikoen ved behandlingen.

Opbevaringssted og internationale servere
Personoplysninger kan blive behandlet og opbevaret på servere placeret inden for EU/EØS samt i tredjelande, herunder USA, afhængigt af hvilke leverandører der anvendes.

I tilfælde af overførsel til tredjelande sikrer vi, at der foreligger et gyldigt overførselsgrundlag, som beskrevet i afsnit 6.

Overførsel via internettet
Overførsel af oplysninger via internettet er forbundet med en vis risiko. Selvom vi anvender anerkendte sikkerhedsforanstaltninger, kan vi ikke garantere fuldstændig sikkerhed ved transmission af data via internettet.

10. Opbevaring af personoplysninger

Vi opbevarer personoplysninger, så længe det er nødvendigt for at opfylde de formål, der er beskrevet i denne privatlivspolitik, samt for at overholde gældende lovgivning.

Opbevaringsperioden afhænger af typen af oplysninger og formålet med behandlingen.

Generelle opbevaringsprincipper

• Oplysninger relateret til henvendelser og tilbud opbevares, så længe dialogen er aktiv og i en periode derefter, hvis det er nødvendigt af dokumentationshensyn.
• Oplysninger relateret til kundeforhold opbevares, så længe kundeforholdet består og efterfølgende i henhold til bogføringslovens krav.
• Regnskabsmateriale opbevares i 5 år i overensstemmelse med bogføringsloven.
• Oplysninger anvendt til markedsføring opbevares, så længe du ikke har frameldt dig, eller indtil samtykke trækkes tilbage, hvis behandlingen er baseret på samtykke.
• Oplysninger i forbindelse med jobansøgninger opbevares som udgangspunkt i op til 6 måneder efter afsluttet rekrutteringsproces, medmindre andet er aftalt.

Vi kan opbevare oplysninger i længere tid, hvis det er nødvendigt for at:

• Dokumentere overholdelse af lovgivning
• Fastlægge, gøre gældende eller forsvare retskrav
• Opfylde en retlig forpligtelse

Når personoplysninger ikke længere er nødvendige, slettes eller anonymiseres de.

Internationale overførsler og opbevaring
Personoplysninger kan blive behandlet og opbevaret på servere inden for EU/EØS samt i tredjelande i overensstemmelse med afsnit 6 om overførsel til tredjelande.

11. Dine rettigheder

Når vi behandler dine personoplysninger, har du en række rettigheder i henhold til databeskyttelsesforordningen (GDPR).

Du har ret til:

Ret til indsigt
Du har ret til at få oplyst, hvilke personoplysninger vi behandler om dig, samt modtage en kopi heraf.

Ret til berigtigelse
Du har ret til at få urigtige eller ufuldstændige personoplysninger rettet.

Ret til sletning
Du har i visse tilfælde ret til at få dine personoplysninger slettet, for eksempel hvis oplysningerne ikke længere er nødvendige til det formål, de blev indsamlet til.

Retten til sletning gælder dog ikke, hvis vi er retligt forpligtet til at opbevare oplysningerne.

Ret til begrænsning af behandling
Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset.

Ret til indsigelse
Du har ret til at gøre indsigelse mod behandling af dine personoplysninger, hvis behandlingen sker på baggrund af vores legitime interesser.
Du har desuden altid ret til at gøre indsigelse mod behandling til direkte markedsføring.

Ret til dataportabilitet
Hvis behandlingen er baseret på samtykke eller aftale og sker automatisk, har du ret til at modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt få dem overført til en anden dataansvarlig, hvor det er teknisk muligt.

Ret til at trække samtykke tilbage
Hvis behandlingen er baseret på dit samtykke, kan du til enhver tid trække dette tilbage.
Tilbagetrækning påvirker ikke lovligheden af den behandling, der fandt sted før tilbagetrækningen.

 

Automatiske afgørelser
Vi anvender ikke automatiske afgørelser eller profilering, der har retsvirkning eller tilsvarende væsentlig betydning for dig.

Sådan udøver du dine rettigheder
Du kan gøre brug af dine rettigheder ved at kontakte os på:
info@turftank.com

Vi kan bede om dokumentation for din identitet, før vi behandler din anmodning.

Vi besvarer din henvendelse hurtigst muligt og senest inden for én måned.

Klage til Datatilsynet
Hvis du er utilfreds med vores behandling af dine personoplysninger, har du ret til at indgive klage til:

Datatilsynet
Carl Jacobsens Vej 35
2500 Valby
www.datatilsynet.dk

12. Opdatering og ændring af oplysninger

Hvis du ønsker at få rettet eller opdateret dine personoplysninger, kan du kontakte os på:

info@turftank.com

Du kan også anmode om sletning af dine personoplysninger i overensstemmelse med dine rettigheder beskrevet i afsnit 11.

Vi behandler din anmodning i overensstemmelse med gældende databeskyttelseslovgivning. Bemærk, at vi i visse tilfælde kan være retligt forpligtet til at opbevare bestemte oplysninger i en periode.

Ændringer til privatlivspolitikken
Vi kan opdatere denne privatlivspolitik, hvis det er nødvendigt som følge af ændringer i lovgivningen, vores behandling af personoplysninger eller vores tjenester.

Den gældende version vil altid være tilgængelig på hjemmesiden sammen med datoen for seneste opdatering.

Ved væsentlige ændringer vil vi, hvor det er relevant, give særskilt besked, for eksempel via e-mail eller via meddelelse på hjemmesiden.

13. Kontakt

Hvis du har spørgsmål, kommentarer eller bekymringer vedrørende denne privatlivspolitik eller vores behandling af dine personoplysninger, er du velkommen til at kontakte os:

Turf Tank ApS
Skjoldet 20
9230 Svenstrup J
Danmark
CVR-nr.: DK36722436
E-mail: info@turftank.com