Integritetspolicy

1. Vad är personuppgifter?

Med personuppgifter avses all information som direkt eller indirekt kan identifiera en fysisk person som är i livet.

Detta kan exempelvis vara:

• För- och efternamn
• Postadress
• E-postadress
• Telefonnummer
• IP-adress
• Kundnummer
• Uppgifter om användarbeteende på webbplatsen
• Annan information som kan kopplas till en identifierbar person

En person anses vara identifierbar om det är möjligt att, direkt eller indirekt, fastställa personens identitet genom hänvisning till en identifierare såsom namn, identifikationsnummer, lokaliseringsuppgifter, onlineidentifierare eller en eller flera faktorer som är specifika för personens fysiska, fysiologiska, genetiska, psykiska, ekonomiska, kulturella eller sociala identitet.

Denna definition följer artikel 4 i Dataskyddsförordningen (GDPR).

2. Vem är personuppgiftsansvarig?

Turf Tank ApS är personuppgiftsansvarig för behandlingen av personuppgifter som sker via webbplatsen samt för de ändamål som anges i denna integritetspolicy.

Bolagets uppgifter är följande:

Turf Tank ApS
Skjoldet 20
9230 Svenstrup J
Danmark
CVR-nummer: 36722436
E-post: info@turftank.com

Som personuppgiftsansvarig ansvarar vi för att:

• Fastställa ändamålen med behandlingen av personuppgifter
• Bestämma medlen för behandlingen
• Säkerställa att behandlingen sker i enlighet med Dataskyddsförordningen (GDPR) och tillämplig lagstiftning
• Skydda dina personuppgifter på ett säkert och lagligt sätt

3. Insamling av personuppgifter

Vi samlar in personuppgifter när du använder vår webbplats, kontaktar oss, bokar möten, begär offert eller på annat sätt lämnar uppgifter till oss.

Vi behandlar endast personuppgifter som är nödvändiga för det aktuella ändamålet och i enlighet med Dataskyddsförordningen (GDPR).

a) När du begär offert
När du begär en offert ber vi dig att lämna:

• Förnamn
• Efternamn
• E-postadress
• Telefonnummer
• Land
• Organisationsnamn
• Eventuell ytterligare information som du frivilligt lämnar

b) När du kontaktar oss
När du kontaktar oss via e-post eller telefon behandlar vi de personuppgifter som du lämnar. Det kan exempelvis vara:

• Namn
• E-postadress
• Telefonnummer
• Land
• Annan information som du själv väljer att dela
  

c) När du bokar en virtuell demo
Vid bokning av en demo ber vi dig att lämna:

• Förnamn
• Efternamn
• E-postadress
• Telefonnummer
• Land
• Organisationsnamn
• Eventuell ytterligare information som du frivilligt lämnar

d) När du söker arbete hos oss
Vid jobbansökan samlar vi in:

• Förnamn och efternamn
• E-postadress
• Telefonnummer
• Adress
• Land
• Stad
• CV och ansökningshandlingar

Ansökningar hanteras via en extern tjänsteleverantör, BambooHR, som agerar personuppgiftsbiträde för vår räkning. Behandlingen sker enligt gällande personuppgiftsbiträdesavtal.

e) När du bokar ett säljmöte
När du bokar ett säljmöte samlar vi in:

• Förnamn
• Efternamn
• E-postadress
• Telefonnummer
• Land
• Organisationsnamn

Denna information samlas in via HubSpot, som agerar personuppgiftsbiträde för vår räkning.

f) Uppgifter från offentliga källor och B2B-kommunikation
Vi kan samla in affärsrelaterade personuppgifter från offentligt tillgängliga källor, såsom företagswebbplatser eller professionella nätverk som LinkedIn.

Detta kan inkludera:

• Namn
• Befattning
• Företagsnamn
• Företagsadress
• Affärsrelaterad e-postadress
• Telefonnummer som är offentligt tillgängligt

Denna behandling sker inom ramen för vårt berättigade intresse att bedriva B2B-marknadsföring och affärsutveckling, i enlighet med artikel 6.1 f GDPR.

Vi använder tjänsteleverantörer såsom HubSpot och Instantly för detta ändamål.

Viktigt om känsliga personuppgifter
Vi ber dig att inte lämna känsliga personuppgifter, såsom:

• Personnummer
• Kreditkortsuppgifter
• Uppgifter om hälsa
• Uppgifter om religiös eller politisk övertygelse

Om du trots detta lämnar sådan information behandlas den endast i den utsträckning det är nödvändigt och i enlighet med tillämplig lag.

 

4. Personuppgifter som samlas in automatiskt

När du besöker vår webbplats samlar vi automatiskt in viss information om din enhet och hur du använder webbplatsen.

Detta kan inkludera:

• IP-adress
• Webbläsartyp och version
• Operativsystem
• Datum och tid för besök
• Besökta sidor
• Klickbeteende
• Hänvisande webbplats
• Tekniska fel och systemaktivitet

Denna information kan utgöra personuppgifter enligt GDPR, även om den inte direkt identifierar dig.

Vi använder uppgifterna för att:

• Säkerställa webbplatsens funktion och säkerhet
• Analysera användarbeteende
• Förbättra användarupplevelsen
• Utveckla och optimera webbplatsens funktionalitet

Cookies och spårningstekniker
Vi använder cookies och liknande tekniker på webbplatsen. En cookie är en liten textfil som lagras på din enhet när du besöker en webbplats. Vi använder följande typer av cookies:

Nödvändiga cookies
Dessa är tekniskt nödvändiga för att webbplatsen ska fungera korrekt. De kan inte stängas av i våra system.

Analys- och statistikcookies
Används för att förstå hur besökare använder webbplatsen, exempelvis via Google Analytics och Hotjar. Dessa hjälper oss att förbättra webbplatsens funktion och innehåll.

Marknadsförings- och funktionalitetscookies
Kan användas via HubSpot för att hantera formulär, bokningar och kommunikation.

I den mån cookies inte är nödvändiga för webbplatsens funktion behandlas personuppgifter baserat på ditt samtycke enligt artikel 6.1 a GDPR och svensk lag om elektronisk kommunikation.

Du kan när som helst återkalla ditt samtycke genom att ändra inställningarna i vår cookie-banner eller i din webbläsare.

Om du väljer att blockera vissa cookies kan delar av webbplatsen sluta fungera korrekt.

5. Ändamål och rättslig grund för behandling

Vi behandlar dina personuppgifter endast för tydligt angivna och legitima ändamål och alltid med stöd av en rättslig grund enligt Dataskyddsförordningen (GDPR).

5.1 För att fullgöra avtal eller vidta åtgärder före avtal
Behandlingen är nödvändig för att:

• Besvara förfrågningar
• Lämna offert
• Boka och genomföra demo eller möten
• Tillhandahålla våra produkter och tjänster
• Ge teknisk support

Rättslig grund: Fullgörande av avtal eller åtgärder före avtal enligt artikel 6.1 b GDPR.

5.2 För rekrytering
Vi behandlar personuppgifter i samband med rekrytering för att:

• Hantera jobbansökningar
• Utvärdera kandidater
• Kommunicera med sökande

Rättslig grund: Berättigat intresse enligt artikel 6.1 f GDPR, alternativt samtycke där det krävs.

5.3 För att förbättra webbplats och tjänster
Vi behandlar uppgifter för att:

• Analysera användarbeteende
• Förbättra funktionalitet och användarupplevelse
• Utveckla nya funktioner
• Säkerställa teknisk stabilitet

Rättslig grund:

• Samtycke för analyscookies enligt artikel 6.1 a GDPR
• Berättigat intresse enligt artikel 6.1 f GDPR för säkerhet och teknisk drift

5.4 För marknadsföring och affärskommunikation
Vi kan använda dina personuppgifter för att:

• Skicka information om våra tjänster
• Informera om nya funktioner
• Bjuda in till event och webinarier
• Bedriva B2B-kommunikation

Rättslig grund:

• Samtycke enligt artikel 6.1 a GDPR där det krävs
• Berättigat intresse enligt artikel 6.1 f GDPR för B2B-marknadsföring

Du har alltid rätt att invända mot direktmarknadsföring. Om du inte längre vill ta emot marknadsföringskommunikation kan du när som helst avregistrera dig via länk i utskick eller kontakta oss på info@turftank.com.

5.5 För att skydda våra rättigheter och förebygga missbruk
Vi kan behandla personuppgifter för att:

• Förhindra bedrägeri och obehörig användning
• Skydda våra rättigheter
• Upprätthålla våra villkor och policyer

Rättslig grund: Berättigat intresse enligt artikel 6.1 f GDPR.

5.6 Behandling baserad på samtycke
När behandlingen grundas på samtycke har du rätt att när som helst återkalla ditt samtycke genom att kontakta oss på info@turftank.com. Ett återkallande påverkar inte lagligheten av behandling som skett innan samtycket återkallades.

6. Delning av personuppgifter

Vi säljer inte dina personuppgifter. Vi delar endast personuppgifter i enlighet med denna integritetspolicy och när det finns en rättslig grund för det.

6.1 Personuppgiftsbiträden
Vi anlitar externa leverantörer som behandlar personuppgifter för vår räkning, så kallade personuppgiftsbiträden. Dessa får endast behandla personuppgifter enligt våra instruktioner och i enlighet med personuppgiftsbiträdesavtal.

Exempel på sådana leverantörer kan vara:

• Leverantörer av analysverktyg
• Leverantörer av CRM- och marknadsföringssystem
• Leverantörer av rekryteringssystem
• IT- och driftleverantörer

Biträdena får inte använda personuppgifterna för egna ändamål.

6.2 Myndigheter och rättsliga skyldigheter
Vi kan lämna ut personuppgifter om det krävs enligt lag, myndighetsbeslut eller domstolsbeslut.

Vi kan även lämna ut uppgifter om det är nödvändigt för att:

• Skydda våra rättigheter
• Förebygga eller utreda brott
• Skydda en persons vitala intressen

Behandlingen sker då med stöd av rättslig förpliktelse eller berättigat intresse enligt GDPR.

6.3 Företagsöverlåtelse
Om hela eller delar av vår verksamhet överlåts, exempelvis genom fusion, förvärv eller omstrukturering, kan personuppgifter överföras till den nya ägaren.

I sådana fall säkerställer vi att mottagaren behandlar personuppgifterna i enlighet med denna integritetspolicy och tillämplig dataskyddslagstiftning.

6.4 Överföring utanför EU/EES
Vissa av våra tjänsteleverantörer kan vara etablerade utanför EU/EES, exempelvis i USA.

Om personuppgifter överförs till land utanför EU/EES säkerställer vi att lämpliga skyddsåtgärder finns på plats, exempelvis:

• EU-kommissionens standardavtalsklausuler
• Beslut om adekvat skyddsnivå
• Andra godkända skyddsmekanismer enligt GDPR

Du har rätt att begära information om vilka skyddsåtgärder som används genom att kontakta oss.

7. Tredje parter

Vi delar inte dina personuppgifter med externa parter för deras egna marknadsföringsändamål utan ditt uttryckliga samtycke.

7.1 Tjänsteleverantörer
Vi anlitar betrodda externa tjänsteleverantörer som behandlar personuppgifter för vår räkning, exempelvis för:

• Drift och hosting av webbplatsen
• Databaslagring
• E-posthantering
• Marknadsföringssystem
• CRM-system
• Rekryteringssystem
• Analysverktyg

Dessa leverantörer agerar som personuppgiftsbiträden och får endast behandla personuppgifter enligt våra instruktioner och i enlighet med personuppgiftsbiträdesavtal.

7.2 Självständigt personuppgiftsansvariga
I vissa fall kan vi dela personuppgifter med parter som är självständigt personuppgiftsansvariga, exempelvis myndigheter när det krävs enligt lag.

8. Barns personuppgifter

Vår webbplats och våra tjänster riktar sig endast till personer som är 18 år eller äldre.

Vi samlar inte medvetet in personuppgifter från personer under 18 år. Om vi får kännedom om att vi har behandlat personuppgifter avseende en person under 18 år kommer vi att radera uppgifterna utan onödigt dröjsmål.

Om du misstänker att en person under 18 år har lämnat personuppgifter till oss, vänligen kontakta oss på info@turftank.com så att vi kan vidta lämpliga åtgärder.

9. Säkerhet vid behandling av personuppgifter

Vi vidtar lämpliga tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder för att skydda personuppgifter mot obehörig åtkomst, förlust, ändring, spridning eller annan otillåten behandling.

Säkerhetsåtgärderna anpassas efter behandlingens art, omfattning, sammanhang och risk och kan exempelvis omfatta:

• Kryptering av data
• Säker anslutning via SSL/TLS
• Åtkomstbegränsning och behörighetsstyrning
• Löpande säkerhetsuppdateringar
• Avtal med personuppgiftsbiträden som säkerställer lämplig skyddsnivå

Vi genomför regelbundet översyn av våra säkerhetsrutiner för att säkerställa en hög skyddsnivå.

Personuppgifter kan behandlas och lagras inom EU/EES samt i vissa fall i länder utanför EU/EES. Vid sådan överföring säkerställer vi att lämpliga skyddsåtgärder finns på plats i enlighet med GDPR.

Även om vi vidtar rimliga säkerhetsåtgärder är överföring av information via internet aldrig helt riskfri. Vi arbetar kontinuerligt för att minimera riskerna och skydda dina uppgifter.

10. Lagringstid

Vi sparar personuppgifter endast så länge det är nödvändigt för de ändamål som anges i denna integritetspolicy och i enlighet med tillämplig lagstiftning.

Lagringstiden varierar beroende på vilken typ av uppgifter det gäller och för vilket ändamål de behandlas.

10.1 Förfrågningar, offert och mötesbokningar
Personuppgifter som lämnas i samband med offertförfrågningar, demo-bokningar eller annan kontakt sparas normalt i upp till 24 månader från senaste kontakt, om inte en affärsrelation inleds.

10.2 Kundrelationer
Om du eller din organisation blir kund hos oss sparas relevanta personuppgifter under avtalsperioden och därefter i upp till 7 år i enlighet med bokförings- och skatterättsliga krav.

10.3 Marknadsföring
Personuppgifter som behandlas för marknadsföringsändamål sparas så länge du inte har invänt mot behandlingen eller återkallat ditt samtycke. Vi genomför regelbundna översyner för att säkerställa att uppgifterna fortfarande är relevanta.

10.4 Rekrytering
Uppgifter i samband med rekrytering sparas normalt i upp till 24 månader efter avslutad rekryteringsprocess, om inte annat samtycke har lämnats.

10.5 Rättsliga krav
Vi kan komma att spara personuppgifter under längre tid om det är nödvändigt för att:

• Uppfylla rättsliga förpliktelser
• Hantera eller försvara rättsliga anspråk
• Uppfylla myndighetskrav

När personuppgifter inte längre är nödvändiga raderas eller anonymiseras de på ett säkert sätt.

10.6 CRM och affärskontakter
Personuppgifter som behandlas i vårt CRM-system sparas så länge det är nödvändigt för att upprätthålla och utveckla affärsrelationer samt för affärsrelaterad kommunikation.

Behandlingen grundas på vårt berättigade intresse av att bedriva och utveckla vår verksamhet enligt artikel 6.1 f GDPR.

Vi genomför regelbundna översyner för att säkerställa att uppgifterna fortfarande är relevanta och nödvändiga för ändamålet. Personuppgifter som inte längre är relevanta raderas eller anonymiseras.

Du har rätt att när som helst invända mot behandling för direktmarknadsföring eller begära radering av dina uppgifter.

11. Dina rättigheter enligt GDPR

När vi behandlar dina personuppgifter har du följande rättigheter enligt Dataskyddsförordningen (GDPR):

11.1 Rätt till information
Du har rätt att få tydlig information om hur vi behandlar dina personuppgifter. Denna information lämnas i denna integritetspolicy.

11.2 Rätt till tillgång (registerutdrag)
Du har rätt att begära bekräftelse på om vi behandlar personuppgifter om dig och i så fall få en kopia av dessa uppgifter samt information om behandlingen.

11.3 Rätt till rättelse
Du har rätt att begära att felaktiga eller ofullständiga personuppgifter rättas.

11.4 Rätt till radering (“rätten att bli bortglömd”)
Du har rätt att begära att vi raderar dina personuppgifter om:

• Uppgifterna inte längre är nödvändiga för ändamålet
• Du återkallar ditt samtycke och det saknas annan rättslig grund
• Du invänder mot behandlingen och det saknas berättigade skäl
• Behandlingen är olaglig
• Radering krävs för att uppfylla rättslig skyldighet

Observera att vi i vissa fall kan vara skyldiga att behålla uppgifter enligt lag.

11.5 Rätt till begränsning av behandling
Du har rätt att begära att behandlingen av dina personuppgifter begränsas i vissa situationer, exempelvis om du bestrider uppgifternas riktighet.

11.6 Rätt att invända
Du har rätt att när som helst invända mot behandling som grundas på berättigat intresse.

Om du invänder mot behandling för direktmarknadsföring upphör vi omedelbart med sådan behandling.

11.7 Rätt till dataportabilitet
När behandlingen grundas på samtycke eller avtal och sker automatiserat har du rätt att få ut dina personuppgifter i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format samt att få dem överförda till en annan personuppgiftsansvarig.

11.8 Rätt att återkalla samtycke
Om behandlingen grundas på samtycke har du rätt att när som helst återkalla ditt samtycke. Återkallelsen påverkar inte lagligheten av behandling som skett innan samtycket återkallades.

11.9 Rätt att inge klagomål
Du har rätt att lämna klagomål till tillsynsmyndigheten om du anser att vi behandlar dina personuppgifter i strid med gällande lagstiftning.

Du kan även vända dig till tillsynsmyndigheten i det land där du är bosatt eller arbetar.

11.10 Automatiserat beslutsfattande
Vi använder inte automatiserat beslutsfattande eller profilering som har rättsliga eller liknande betydande effekter för dig.

11.11 Hur du utövar dina rättigheter
För att utöva dina rättigheter kan du kontakta oss på:

info@turftank.com

Vi kan behöva verifiera din identitet innan vi behandlar din begäran.

Vi besvarar din begäran utan onödigt dröjsmål och senast inom en månad från det att vi mottagit den. I komplexa fall kan tidsfristen förlängas i enlighet med GDPR.

12. Uppdatering och radering av personuppgifter

Om du vill uppdatera eller korrigera dina personuppgifter är du välkommen att kontakta oss på:

info@turftank.com

Du har även rätt att begära radering av dina personuppgifter i enlighet med avsnitt 11 i denna integritetspolicy.

När vi mottar en begäran om radering kommer vi att behandla den utan onödigt dröjsmål och i enlighet med GDPR. I vissa fall kan vi behöva behålla vissa uppgifter om det krävs enligt lag eller för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk.

Ändringar av integritetspolicyn
Vi kan komma att uppdatera denna integritetspolicy vid behov. Den senaste versionen finns alltid publicerad på webbplatsen tillsammans med datum för senaste uppdatering.

Vid väsentliga förändringar kommer vi att informera om detta på lämpligt sätt.

13. Kontaktuppgifter

Om du har frågor, synpunkter eller begäran som rör denna integritetspolicy eller vår behandling av personuppgifter är du välkommen att kontakta oss:

Turf Tank ApS
Skjoldet 20
9230 Svenstrup J
Danmark
CVR-nummer: 36722436

E-post: info@turftank.com

Vi besvarar förfrågningar i enlighet med tillämplig dataskyddslagstiftning.